✅ Commencez par un salut poli, puis utilisez ‘Comme convenu, veuillez trouver ci-joint’ pour introduire les documents. Terminez par une clôture professionnelle.
Rédiger un email professionnel en utilisant l’expression « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint » est une pratique courante dans le monde du travail. Cette formule permet de faire référence à un accord préalable tout en signalant l’envoi d’un document ou d’une information importante en pièce jointe. Pour que votre message soit clair et efficace, il est essentiel d’adopter une structure adéquate et un ton professionnel.
Structure d’un email professionnel
Voici les principales composantes d’un email professionnel bien rédigé :
- Objet : Choisissez un objet clair et précis qui résume le contenu de votre email, par exemple : « Documents pour votre examen » ou « Rapport de réunion du [date] ».
- Salutation : Commencez par une formule de politesse, comme « Bonjour [Nom] » ou « Madame/Monsieur [Nom] ».
- Corps du message : Introduisez le sujet de votre email, faites le lien avec le préalable convenu, et utilisez l’expression clé.
- Conclusion : Terminez par une formule de politesse adaptée, comme « Cordialement » ou « Bien à vous ».
- Pièce jointe : N’oubliez pas d’ajouter le document mentionné.
Exemple de rédaction
Voici un exemple d’email intégrant l’expression « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint » :
Objet : Rapport de réunion du 15 octobre Bonjour Monsieur Dupont, Comme convenu lors de notre dernière réunion, veuillez trouver ci-joint le rapport final contenant les points discutés et les décisions prises. N'hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou questions. Cordialement, Marie Martin
Conseils pour un email professionnel efficace
Pour garantir que votre email soit reçu positivement, voici quelques conseils pratiques :
- Utilisez un langage clair et évitez le jargon technique, sauf si vous êtes certain que votre destinataire le comprend.
- Soignez votre orthographe et votre grammaire. Un email sans fautes reflète votre professionnalisme.
- Évitez les formules trop familières et maintenez un ton respectueux tout au long de votre message.
- Faites attention à la longueur de votre email. Soyez concis et allez droit au but.
Conclusion sur l’importance d’un email bien rédigé
Un email professionnel bien rédigé avec l’expression « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint » peut renforcer votre crédibilité et améliorer votre communication avec vos collègues ou clients. En suivant les conseils et la structure présentés, vous maximiserez l’impact de vos messages écrits.
Les règles à suivre pour un email professionnel efficace
Rédiger un email professionnel peut sembler simple, mais en réalité, il existe plusieurs règles et bonnes pratiques à respecter pour garantir une communication claire et efficace. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
1. L’objet de l’email
L’objet de votre email doit être précis et pertinent. Il doit refléter le contenu de votre message et attirer l’attention du destinataire. Par exemple :
- À éviter : « Bonjour »
- À privilégier : « Suivi sur notre réunion du 5 octobre »
2. La salutation appropriée
Utilisez une salutation formelle, telle que « Bonjour » ou « Madame/Monsieur », suivie du nom du destinataire si vous le connaissez. Cela montre du respect et établit un ton professionnel.
3. La clarté et la concision
Allez droit au but : lisez votre email à haute voix pour vous assurer qu’il est clair et compréhensible. Évitez les phrases longues et compliquées. Par exemple :
Moins efficace : « Je voulais vous faire savoir que j’ai attaché le document que nous avons discuté lors de notre dernière réunion. »
Plus efficace : « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint le document discuté. »
4. Les pièces jointes
Assurez-vous que toutes les pièces jointes sont correctement nommées et mentionnées dans le corps du message. Précisez le type de fichier et son importance :
- Document PDF : « Vous trouverez ci-joint le rapport annuel en format PDF. »
- Présentation PowerPoint : « Veuillez consulter la présentation PowerPoint jointe pour plus de détails. »
5. La signature professionnelle
Terminez votre email par une signature professionnelle comprenant votre nom, votre poste, et vos coordonnées. Cela offre un cadre de référence et renforce votre professionnalisme.
Exemple de signature :
Jean Dupont Responsable Marketing Tél : 01 23 45 67 89 Email : jean.dupont@example.com
6. La relecture avant l’envoi
Enfin, ne sous-estimez jamais l’importance de la relecture. Vérifiez l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Un email truffé d’erreurs peut nuire à votre crédibilité.
Tableau récapitulatif des éléments clés
| Élément | Description |
|---|---|
| Objet | Clair et pertinent |
| Salutation | Formelle et respectueuse |
| Clarté | Direct et concis |
| Pièces jointes | Mentionnées et correctement nommées |
| Signature | Complète avec coordonnées |
| Relecture | Vérification d’erreurs |
En suivant ces règles simples, vous serez en mesure de rédiger des emails professionnels qui captivent l’attention de vos destinataires et renforcent votre image professionnelle.
Exemples d’emails professionnels avec pièce jointe
Rédiger un email professionnel efficace peut parfois être un défi, surtout lorsque l’on souhaite communiquer clairement et concisément. L’utilisation de phrases comme « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint » est une pratique courante dans le milieu professionnel. Voici quelques exemples pour illustrer cette formule.
Exemple 1: Envoi d’un contrat
Dans le cadre d’une relation d’affaires, il est essentiel de formaliser des accords par écrit. Voici un exemple d’email :
Objet: Envoi du contrat signé
Bonjour [Nom du destinataire],
Comme convenu lors de notre dernière réunion, vous trouverez ci-joint le contrat que nous avons discuté. Je vous remercie de bien vouloir le vérifier et de me faire savoir si vous avez des questions.
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 2: Rapport de projet
Lorsque vous souhaitez partager un rapport de projet, il est crucial de fournir des détails clairs :
Objet: Rapport de projet - [Nom du projet]
Bonjour [Nom du destinataire],
Comme convenu, veuillez trouver ci-joint le rapport de projet pour [Nom du projet]. Ce document contient une analyse détaillée des avancées et des défis rencontrés jusqu'à présent.
N'hésitez pas à revenir vers moi si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
Bien à vous,
[Votre nom]
Exemple 3: Envoi de factures
Les factures doivent également être accompagnées d’un message formel. Voici comment vous pourriez procéder :
Objet: Envoi de la facture - [Numéro de facture]
Bonjour [Nom du destinataire],
Comme convenu, vous trouverez ci-joint la facture n°[Numéro de facture] relative à nos services fournis en [mois/année]. Je vous remercie de procéder au paiement dans les [nombre] jours suivant la réception.
Merci de votre collaboration.
Cordialement,
[Votre nom]
Conseils pratiques pour rédiger des emails avec pièce jointe
- Utiliser un objet clair : Assurez-vous que l’objet de votre email reflète le contenu de la pièce jointe.
- Vérifier la taille de la pièce jointe : Évitez d’envoyer des fichiers trop lourds qui pourraient être bloqués par le serveur de messagerie.
- Inclure un message explicatif : Ne vous contentez pas de mentionner la pièce jointe, donnez un aperçu de son contenu.
- Relire avant d’envoyer : Vérifiez l’orthographe et la grammaire pour assurer un message professionnel.
Tableau récapitulatif des bonnes pratiques
| Pratique | Importance |
|---|---|
| Clarté | Facilite la compréhension du message |
| Concision | Évite de surcharger le destinataire d’informations |
| Correction | Renforce votre crédibilité professionnelle |
En suivant ces exemples et conseils, vous serez en mesure de rédiger des emails professionnels efficaces avec des pièces jointes appropriées et bien présentées.
Questions fréquemment posées
Quelle est la structure d’un email professionnel ?
Un email professionnel doit comporter une salutation, une introduction, le corps du message, une conclusion et une formule de politesse. Cela assure une communication claire et respectueuse.
Quand utiliser « Comme convenu, veuillez trouver ci-joint » ?
Cette phrase est utilisée pour rappeler un précédent accord ou une discussion. Elle indique que vous envoyez des documents ou des informations convenues lors d’une conversation antérieure.
Comment rédiger une introduction efficace ?
L’introduction doit être concise et pertinente. Mentionnez le sujet de l’email et le but de votre message pour capter l’attention du destinataire dès le début.
Quels types de pièces jointes peuvent être envoyés ?
Vous pouvez envoyer des documents Word, PDF, des feuilles de calcul, des présentations ou même des images. Assurez-vous que les fichiers sont pertinents et bien nommés.
Comment conclure un email professionnel ?
Terminez par une formule de politesse appropriée, suivie de votre nom et de vos coordonnées. Cela facilite la prise de contact ultérieure.
Points clés
- Structure : salutation, introduction, corps, conclusion, formule de politesse.
- Utilisation de « Comme convenu » pour rappeler un accord.
- Types de pièces jointes : documents, images, présentations.
- Importance d’une conclusion claire et professionnelle.
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